企業(yè)財務檔案管理制度
隨著社會不斷地進步，制度起到的作用越來越大，制度泛指以規(guī)則或運作模式，規(guī)范個體行動的一種社會結(jié)構(gòu)。這些規(guī)則蘊含著社會的價值，其運行表彰著一個社會的秩序。那么制度的格式，你掌握了嗎？下面是小編為大家整理的企業(yè)財務檔案管理制度，供大家參考借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。
第一章 總則
第一條 為了加強財務檔案的科學管理，建立財務檔案的立卷、歸檔保管、調(diào)閱和銷毀等管理制度，保證財務檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密，使其規(guī)范化、系統(tǒng)化，特制定本制度。
第二條 財務部門是財務檔案的具體負責部門，財務檔案管理工作分為六大類，包括會計檔案管理、年度報告及審計資料管理、資金檔案管理、預算檔案管理、日常往來文件、決議檔案管理、合同檔案管理。其中每部分需依據(jù)具體情況進行詳細分類。
第二章 會計檔案管理
第三條 會計檔案管理包括會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算的專業(yè)資料，是記錄和反映公司經(jīng)濟業(yè)務的重要史料。
具體包括：
1.會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其它會計憑證。
2.會計賬簿類：總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿、其他會計賬簿。
3.財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表及附表、附注和文字說明，其它財務報告。
4.其它類：會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、銀行余額調(diào)節(jié)表、其它應保存的'會計核算專業(yè)資料。
第四條 每月形成的會計檔案，應由專人按照歸檔要求，負責整理立卷、裝訂成冊、編制會計檔案保管清冊，檔案依據(jù)分類，分別保存，憑證按月整理保存，次年初將本年賬簿存檔。
第五條 應指定專人負責會計檔案的保管工作，檔案柜由專人負責分類整理，檔案柜鑰匙由專人負責保管。
第六條 保存的會計檔案不得外借。如有特殊需要，按公司借閱審批流程，經(jīng)批準后，可以提供查閱或者復制，并辦理登記手續(xù)。查閱或者復制會計檔案的人員，不得在會計憑證上涂畫，不得拆封、抽換會計檔案。
第七條 財務部門負責設置會計檔案查閱登記清冊常年財務顧問檔案保管，及時登記查閱人或者復制人的姓名、部門、日期、查閱內(nèi)容、歸還日期等。
第八條 會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、15年、25年、永久5類。
第九條 會計檔案的保管期限，從年度終了后的第一天算起。
第十條 對會計檔案保管期限有特殊要求的，可以報董事會批準。
第十一條 保管期滿的會計檔案，可以按照以下程序銷毀：
1.編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀的會計檔案名稱、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。
2.集團總裁、財務總監(jiān)在會計檔案銷毀冊上簽署意見。
3.集團財務管理部負責銷毀會計檔案，財務總監(jiān)與董事長辦公室人員共同監(jiān)銷。
4.監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案;銷毀后，應在會計檔案銷毀清冊上簽字蓋章，并將監(jiān)銷情況報告公司總裁。
第十二條 保管期滿但未結(jié)清債權(quán)債務的原始憑證常年財務顧問檔案保管，不得銷毀。應獨立抽出立卷，保管到結(jié)清債權(quán)債務為止。
第十三條 計算機電子財務文檔，原則上應當打印出書面會計檔案進行保存，同時刻錄成光盤進行備份保管。
第十四條 公司分立，會計檔案由分立后的一方統(tǒng)一保管，另一方可查閱、復制與其業(yè)務有關的會計檔案。對其中未結(jié)清的會計事項所涉及的原始憑證，應當單獨抽出，移交業(yè)務相關方保存，并按規(guī)定辦法交接手續(xù)。
第十五條 公司合并，原單位形成的會計檔案應當由合并后的單位統(tǒng)一保管。
第十六條 公司之間交接會計檔案的，交接雙方應當辦理會計檔案交接手續(xù)。
第十七條 交接會計檔案時，交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項交接，并由交接雙方的財務負責人負責監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應當在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。
第三章 年度會計報告及審計資料管理
第十八條 年度資料包括年度報表、審計報告、驗資報告等，這些報表及資料應依據(jù)時間、類別分別由專人保管。
第十九條 年終報告、審計、驗資報告應長期保存，分別裝訂，注明名稱、日期等。如公司內(nèi)部單位或股東等需要查閱或復制，
第二十條 年度報告及審計資料原則上不予外借。需經(jīng)公司借閱審批流程批準，資料保管人需記錄發(fā)放或借出時間、姓名、部門、數(shù)量等，并由接收人簽字或蓋章。
第四章 資金類檔案管理
第二十一條 資金類檔案包括資金日報、資金周報、資金計劃，資金計劃執(zhí)行情況分析報告、資金臺賬、融資臺賬、員工薪酬信息等方面。
第二十二條 資金類檔案按月度、季度、年度進行分類保管。
第二十三條 融資臺賬信息記錄須完整，因融資業(yè)務而簽定的合同及協(xié)議必須將原件整理歸檔。
第二十四條 資金類檔案的管理應執(zhí)行公司保密制度。
第五章 預算檔案管理
第二十五條 預算檔案包含月度、季度、年度預算與年度預算方案，預算調(diào)整方案，預算執(zhí)行情況等，涉及收入、成本、費用及資本性支出等方面。
第二十六條 預算檔案按年度分類保管。年度預算應永久保存。
第六章 日常往來財務文件、決議檔案管理
第二十七條 日常往來財務文件分為內(nèi)部往來財務文件及外部財務文件兩大類。其中內(nèi)部往來財務文件包括各子公司、各部門之間以及部門內(nèi)部發(fā)放的文件，包括“內(nèi)部請示報告”、“內(nèi)部通知”“股東會決議”“董事會決議”等;外部文件包括公司同外單位之間的所有國、、內(nèi)外往來文件。
第二十八條 日常往來財務文件應依據(jù)內(nèi)容進行分類保存，如內(nèi)部規(guī)章制度，審計往來文件等等;外部往來財務文件應依據(jù)往來單位進行分類存檔。
第二十九條 公司內(nèi)部往來財務文件或外部財務文件亦需依據(jù)時間順序存檔，以年度為限，以前年度檔案需另行存放。
第七章 合同檔案管理
第三十條 依據(jù)集團合同管理規(guī)定建立合同臺賬，進行合同檔案管理。
第三十一條 按合同性質(zhì)進行分類保存，編制合同清單，每季度清理一次，如有遺失、毀損，要查明原因，及時處理。
第三十二條 合同原件無特殊情況不得外借。可在財務部門查閱合同文檔，確因工作需要借出查閱，須按公司借閱審批流程，經(jīng)批準后，可以提供查閱或者復制，并辦理登記手續(xù)，以影印件借出。
第三十三條 合同文檔須指派專人負責。
第八章 附則
第三十四條 本辦法由集團財務管理部負責解釋、修訂。
第三十五條 本辦法經(jīng)董事長辦公室批準后生效，自生效之日起開始實施。
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